V Intras Consulting si uvědomujeme, že spolupráce s osobami samostatně výdělečně činnými (OSVČ) je pro mnoho firem atraktivní cestou k zajištění flexibility a optimalizaci nákladů. Nicméně, s účinností novely zákona o zaměstnanosti (ZOZ) od 1. ledna 2025 došlo k výraznému zpřísnění sankcí za nelegální zaměstnávání formou švarcsystému.
Co je švarcsystém?
Švarcsystém označuje situaci, kdy firma spolupracuje s OSVČ za podmínek, které ve skutečnosti odpovídají závislé práci zaměstnance. To zahrnuje například pevně stanovenou pracovní dobu, práci na pracovišti firmy, používání firemního vybavení či přímé řízení nadřízeným. Taková praxe je nelegální a může vést k vážným právním důsledkům.
Nové sankce od roku 2025
Novela ZOZ přinesla následující zpřísnění sankcí:
- Zákaz činnosti až na 2 roky: Firmám, u kterých bude prokázán švarcsystém, hrozí nově zákaz činnosti až na dva roky.
- Zpětné doměření odvodů: Kromě pokut může dojít k doměření daní za poslední 3 roky a odvodů na zdravotní a sociální pojištění až za 5 let zpětně.
- Blacklist nelegálních zaměstnavatelů: Firmy porušující zákon mohou být zařazeny na veřejný seznam nelegálních zaměstnavatelů, což může negativně ovlivnit jejich reputaci a možnosti získávání zakázek.
Rizikové faktory ve smlouvách s OSVČ
Při spolupráci s OSVČ je důležité vyvarovat se následujících rizikových bodů ve smlouvách:
- Pevně stanovená pracovní doba
- Práce na pracovišti firmy
- Používání firemního vybavení
- Přímé řízení a kontrola nadřízeným
- Exkluzivní spolupráce bez dalších klientů
- Pravidelná měsíční odměna bez ohledu na výsledky
- Poskytování benefitů jako zaměstnancům
- Dlouhodobá spolupráce bez časového omezení
- Využívání firemních vizitek a e-mailů
- Nemožnost odmítnout zadanou práci
- Absence vlastního podnikatelského rizika
Tyto body mohou vést k tomu, že spolupráce bude posouzena jako závislá práce, a tedy nelegální.
Délka spolupráce s OSVČ
Spolupráce s OSVČ trvající déle než 1 rok může být považována za rizikovou, zejména pokud vykazuje znaky závislé práce. Dlouhodobá exkluzivní spolupráce s jedním klientem může naznačovat obcházení pracovněprávních předpisů.
Na co se zaměřují kontroly
Kontroloři se při odhalování švarcsystému nejčastěji zaměřují na:
- Pracovní dobu a místo výkonu práce
- Způsob zadávání úkolů a míru kontroly
- Využívání firemního vybavení a prostor
- Exkluzivitu spolupráce
- Formu odměňování a poskytování benefitů
Tyto faktory mohou indikovat nelegální zaměstnávání.
Rizikové a méně rizikové činnosti
Některé činnosti jsou z hlediska švarcsystému považovány za rizikovější, například:
- IT služby
- Marketing a reklama
- Stavebnictví
- Poradenské služby
Naopak činnosti, kde OSVČ poskytuje služby více klientům a má větší míru autonomie, jsou méně rizikové.
Doporučení pro firmy
Aby se firmy vyhnuly riziku milionových pokut a dalších sankcí, doporučujeme:
- Pečlivě nastavit smluvní vztahy s OSVČ Věnujte pozornost formulacím, které by mohly naznačovat závislou práci – zejména v oblasti pracovního času, místa výkonu práce a způsobu řízení. Pokud má OSVČ jasně definované zakázky, vlastní nástroje a pracuje s více klienty, máte větší šanci spolupráci obhájit.
- Pravidelně revidovat spolupráce s OSVČ I když na začátku spolupráce byly vztahy nastaveny správně, může se časem situace změnit. Například při zvyšování objemu práce, přesunu do prostor firmy nebo při faktickém řízení práce ze strany interních manažerů.
- Neprodlužovat spolupráci s OSVČ bez kontroly Vztahy s OSVČ, které trvají déle než 12 měsíců a jsou zároveň výhradní, jsou pro kontroly varovným signálem. V takovém případě doporučujeme vypracovat posouzení rizikovosti – například formou právní nebo daňové analýzy.
- Vzdělávat odpovědné osoby ve firmě Manažeři, personalisté a HR oddělení by měli mít přehled o tom, co je a co není legální v oblasti externí spolupráce. Překvapivě často se totiž švarcsystém „nechtěně“ zrodí v dobré víře a z neznalosti.
Závěrem
Novela zákona o zaměstnanosti účinná od roku 2025 jednoznačně ukazuje, že stát přistupuje k nelegálním formám práce s nulovou tolerancí. Kontroly jsou častější, postihy tvrdší a argument „nevěděli jsme“ už neobstojí.
V Intras Consulting dlouhodobě dbáme na to, aby naše interní procesy byly v naprostém souladu se zákonem. Všichni naši kolegové jsou zaměstnáváni výhradně na pracovní smlouvy, a nikdy jsme riziko švarcsystému nepodstoupili – nejen kvůli předpisům, ale i z důvodu férového a stabilního přístupu ke každému členovi týmu.
Z praxe víme, že sice existují legální a smysluplné modely externí spolupráce, ale vždy musí být nastaveny transparentně, korektně a bez obcházení zákona. A přesně s tím našim klientům pomáháme.
Pokud si nejste jisti, jestli vaše nastavení odpovídá aktuálním předpisům – ozvěte se. Rádi s vámi projdeme konkrétní příklady a najdeme řešení, které bude funkční i bez rizik.
Veronika Čapová
Operations Director