Praktický průvodce pro středně velké firmy z pohledu účetní kanceláře
V dnešním dynamickém podnikatelském prostředí se stále častěji setkáváme s otázkou, jak snížit náklady bez toho, aniž by firma porušila zákon nebo ohrozila kvalitu svých služeb. Jako účetní kancelář, která spolupracuje s desítkami středně velkých firem ze sektoru služeb, víme, že klíčem k úspěchu je legální optimalizace nákladů – nikoli šetření za každou cenu.
V tomto článku vám ukážeme, které náklady je možné efektivně snížit, jaké nástroje k tomu existují, a na co si dát při optimalizaci pozor.
1. Co znamená „legální optimalizace nákladů“?
Legální optimalizace nákladů neznamená „jak obejít zákon“, ale jak využít dostupné prostředky, daňové úlevy, režimy a efektivní účetní postupy tak, abyste zbytečně nepřepláceli. Nejčastěji se jedná o:
- správné rozdělení nákladů mezi daňově uznatelné a neuznatelné,
- optimalizaci pracovních nástrojů a režijních výdajů,
- efektivní nastavení odměňování a benefitů,
- využití výdajových paušálů nebo leasingu,
- zhodnocení smluvních vztahů s dodavateli a službami.
2. Nejčastější oblasti, kde lze náklady efektivně upravit
a) Outsourcing účetních a mzdových služeb
Jednou z nejefektivnějších možností úspor, kterou vidíme u středních firem, je outsourcing účetního a mzdového oddělení.
Příklad z praxe Středně velká firma v oblasti služeb s cca 50 zaměstnanci přešla z interní účetní a mzdové agendy (dva zaměstnanci, náklady přes 100 000 Kč měsíčně) na spolupráci s externí účetní kanceláří. Výsledný měsíční paušál včetně zpracování mezd, účetnictví, kontrolního hlášení a DPH byl cca 45 000 Kč. Úspora přesáhla 50 %, a navíc odpadají starosti s nemocemi, zastupitelností či školeními.
Kromě finanční úspory získáte i větší odbornou garanci a aktuálnost vůči změnám v legislativě.
b) Nákup vybavení a režijní výdaje
Místo přímého nákupu počítačové techniky, aut nebo zařízení lze využít operativní leasing, který bývá daňově výhodnější – zejména při vysoké fluktuaci technologií. Výhodou je i rovnoměrné rozložení výdajů v čase.
Nezapomínejte také na sledování drobných výdajů, jako je spotřební materiál, software, energie nebo telekomunikace – zde často unikají tisíce měsíčně kvůli neefektivním smlouvám nebo nepoužívaným službám.
c) Cestovní náhrady a práce na dálku
Má-li vaše firma více poboček nebo zaměstnanci často cestují, máte možnost paušalizovat některé náhrady. Zákon umožňuje výplatu cestovních náhrad bez zdanění, pokud jsou správně zdokumentovány.
Zvažte také home office – může to znamenat nižší výdaje na energie, stravování, či nájmy kanceláří.
d) Vzdělávání a benefity
Daňově uznatelné mohou být i výdaje na odborné vzdělávání, jazykové kurzy nebo kurzy soft skills. Využitím volitelných benefitů (např. příspěvek na stravování, kulturu nebo sport) se můžete vyhnout vysokému zdanění klasických prémií a bonusů.
e) Marketing a reklama
Řada firem přehnaně utrácí za online kampaně bez jasné strategie a kontroly návratnosti (ROI). Místo bezhlavého navýšení rozpočtu se vyplatí:
- analyzovat výkonnost jednotlivých kanálů (např. rozdíl mezi PPC a SEO),
- využít možnost daňově uznat i propagaci značky (s doložením efektu),
- pracovat s výsledkovým marketingem (affiliate, performance-based).
3. Kde bývají nejčastější chyby?
- Nevyužívání paušálních výdajů – např. u kombinace práce OSVČ a SRO.
- Chybné účtování reprezentace – některé náklady (např. pohoštění) nejsou daňově uznatelné.
- Neaktuální ceníky dodavatelů – mnoho firem jede „na autopilota“ a nevyjednává o slevách.
- Nevědomé porušení zákona při snaze o optimalizaci – např. nesprávné účtování benefitů, neodůvodněné výdaje, chybná klasifikace nákladů.
4. Jak začít s optimalizací?
Nejefektivnější cesta je konzultace s vaší účetní kanceláří. Doporučujeme:
- Provést revizi nákladových středisek – kde vznikají nejvyšší výdaje.
- Zhodnotit aktuální smlouvy a režimy zdanění.
- Zaměřit se na malé úniky – software, energie, opomíjené benefity.
- Zvážit outsourcing rutinních a neproduktivních činností (účetnictví, mzdy, správa IT apod.).
5. Závěrem: Optimalizace není jen o škrtání
Správně vedená optimalizace není o tom „škrtat všechno zleva doprava“. Je to strategický proces, který vám umožní efektivně řídit firmu, investovat tam, kde je to skutečně potřeba, a zároveň legálně snížit daňové zatížení.
➡ Potřebujete poradit?
Naše účetní kancelář pomáhá středním firmám najít úspory tam, kde by je často nehledaly – a hlavně v souladu se zákonem. Ozvěte se nám na www.intras.cz nebo nám napište – první konzultaci máte zdarma.